Anleitung Selfserviceportal für Dozierende
Unser Selfserviceportal ist unter https://umfrage.mpic.fs.tum.de/ verfügbar. Diese Anleitung soll die Benutzung des Portals erklären.
Wie bekomme ich Zugriff?
Die Bearbeitung von Umfragendaten ist nur nach der Authentifizierung über TUM Shibboleth möglich. Sie sehen nur diejenigen Veranstaltungen, für die Sie in TUMonline als Leiter/in oder Vortragende/r eingetragen sind. Sie können weitere Dozierende zu einer Veranstaltung hinzufügen, mehr finden Sie unter Was kann ich bei einer Veranstaltung bearbeiten?.
Jedes Semester verschicken wir eine Einladungsmail an alle Dozierenden, die mindestens eine zu evaluierende Veranstaltung haben. Wenn Sie keine E-Mail von uns erhalten haben aber eine zu evaluierende Veranstaltung haben, dann kontaktieren Sie uns bitte unter Nennung Ihrer Veranstaltungen!
Wie bearbeite ich eine Veranstaltung?
Wenn Sie sich auf unserem Self-Service-Portal eingeloggt haben, dann kommen Sie auf die Veranstaltungsübersicht. Sie können dann den “Bearbeiten” Knopf drücken, um die Umfragenkonfiguration für einzelne Veranstaltungen zu anzupassen. Sollten dort Veranstaltungen fehlen, dann kontaktieren Sie uns bitte inklusive der Nennung der Veranstaltungen!
Was kann ich bei einer Veranstaltung bearbeiten?
Kursnamen: Dieser wird automatisch aus TUMonline importiert. Wenn hier ein Fehler vorliegt, dann existiert dieser auch in TUMonline. Bitte lassen Sie den Fehler in TUMonline korrigieren, damit er nicht jedes Jahr wieder auftritt.
Primär- und Sekundärdozierende: Alle hier eingetragenen Personen können den Kurs im Selfserviceportal bearbeiten und erhalten später die Auswertung der Evaluation. Sollte eine Person nicht in der Liste auftauchen, dann erstellen Sie bitte ein Ticket und geben Sie die LRZ-ID der Person an. Wir werden dann die Person hinzufügen.
Fragebogen: Bitte wählen Sie hier den passenden Fragebogen aus. Insbesondere bei einer Veranstaltung mit Kleingruppenübungen ist es sehr wichtig, dass Sie eine Tutorzuordnung bereitstellen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welcher Fragebogen der richtige ist, dann kontaktieren Sie uns bitte. Wir helfen Ihnen gerne weiter. Außerden können Sie einen Vorschau Ihres gewählten Fragenbogens runterladen, wenn Sie auf “Vorschau-PDF herunterladen” klicken.
Umfragebeginn und -ende: Hier können Sie den Evaluationszeitraum verändern. Bitte beachten Sie, dass der auswählbare Zeitraum eingeschränkt ist. Wenn Sie eine Ausnahme benötigen, wenden Sie sich bitte mit dem Grund per Mail an uns.
Tutorzuordnung: Wenn Ihre Veranstaltung Kleingruppenübungen hat, dann geben Sie bitte eine Zuordnung an. Sie können entweder ein CSV hochladen oder den Online-Editor benutzen. Dies wird benötigt, damit die Studierenden ihre Gruppe eindeutig mit einer Nummer zuordnen können. Man kann dann Auswertungen getrennt nach Gruppen erstellen und so das Feedback sinnvoller nutzen.
Bitte vergessen Sie nicht, die Änderungen zu speichern, bevor Sie die Seite verlassen. Ansonsten gehen die Änderungen verloren.
Falls Sie weitere Fragen oder Anmerkung zu einer bestimmten Veranstaltung haben, dann können Sie gerne einen Kommentar auf der Bearbeitungsseite hinterlassen oder ein Ticket erstellen. Wir werden uns dann so schnell wie möglich darum kümmern.
Was passiert nach Abschluss der Bearbeitungsphase?
Nach Beendigung der Bearbeitungsphase werden die Daten von uns geprüft und nach EvaSys exportiert. Alle eingetragene Dozierende erhalten die Benachrichtigung über den Start der Umfrage und der Primärdozierenden erhält die Rücklaufquotenbenachrichtigung. Nachdem die Evaluation Ihrer Veranstaltung abgeschlossen ist, erhalten alle eingetragene Dozierende eine weitere E-Mail mit der Auswertung. Enthält die Veranstaltung Kleingruppenübungen, dann erhalten die Dozierenden zusätzlich eine weitere Mail mit der Auswertung getrennt nach Gruppen. Bitte leiten Sie diese E-Mails bei Bedarf weiter!
Bitte beachten Sie, dass die Auswertung aus Datenschutzgründen erst ab einem Rücklauf von 5 gültigen Antworten erzeugt wird.
Was passiert am Ende des Evaluationszeitraumes? (Nur CIT)
Wenn alle Umfragen abgeschlossen sind, erhalten Sie eine weitere E-Mail. In dieser werden Sie aufgefordert, eine Stellungnahme i.S.v. § 7 Abs. 3. S. 5 BayHIG zu Ihren Umfragenauswertungen (sofern diese vorliegen) einzureichen. Die Stellungnahme wird zusammen mit den wesentlichen Ergebnissen der Umfrage hochschulweit veröffentlicht. Wesentliche Ergebnisse beinhalten die statistische Auswertung der Antworten auf allen Fragen, wobei die Freitextkommentare nicht dazu gehören.
Rechtsgrundlage für die verpflichtende Veröffentlichung ist § 7 Abs. 3. S. 4 BayHIG. Sie können die Veröffentlichung nicht widersprechen. Den Gesetzestext können Sie hier nachlesen.
Kann ich jemandem anderen Zugriff auf die Einstellung meiner Veranstaltungen geben?
Ja, das ist möglich. Falls die Person auch Dozent/in für Ihre Veranstaltung ist, die nicht auf TUMonline als solche eingetragen ist, dann können Sie diese Person einfach über die Bearbeitungsfunktion hinzufügen. Andernfalls besteht die Möglichkeit, Bevollmächtigten für Ihre Veranstaltungen zu benennen. Bitte beachten Sie, dass diese Person dann auch vollen Zugriff auf die Konfiguration aller Ihrer Veranstaltungen hat. Die Bevollmächtigung läuft spätestens nach sechs Monaten ab und Sie müssen diese erneut einstellen.